Kayıt Ol
Şifremi Unuttum
DENİZ MOTORLUARAÇLAR YATIRIM ANONİM ŞİRKETİ
VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
Hazırlayan:
Deniz Motorlu Araçlar Yatırım Anonim Şirketi
Versiyon:
.1
Yürürlük Tarihi:
02.10.2023
1.3. Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri
2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar
4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler
6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi
6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Deniz Motorlu Araçlar Yatırım Anonim Şirketi (“Deniz A.Ş.”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin süreçleri ve usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Bu Politika; Deniz A.Ş., Deniz A.Ş. çalışanları, çalışan adayları, hissedarları, tedarikçileri, ziyaretçileri ve Deniz A.Ş. ile ilişkili diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını amaçlamaktadır.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin süreçler, Deniz A.Ş. tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan bu Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir.
Alıcı Grubu | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişiler. |
Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
Çalışan | Deniz A.Ş.’nin bir hizmet sözleşmesine dayanarak istihdam ettiği gerçek kişiler. |
Çalışan Adayı | Deniz A.Ş.’ye istihdam edilmek üzere başvurmuş olan gerçek kişiler. |
Elektronik Ortam | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
Elektronik Olmayan Ortam | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar |
Tedarikçi | Deniz A.Ş.’ye belirli bir sözleşme çerçevesinde mal ve/veya hizmet sağlayan gerçek kişiler veya adi şirketler. |
İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
KVKK | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam |
Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel Veri Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Periyodik İmha | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
Politika | Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası |
Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Kayıt Sitemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi | Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. |
VERBİS | Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi |
Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
Bu Politika; otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, Deniz A.Ş. Hissedarları, iş ortakları, Deniz A.Ş. Çalışanları, Deniz A.Ş. Yönetim Kurulu üyeleri, Çalışan Adayları, Tedarikçiler, Ziyaretçiler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Bu Politika, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır.
Bu kapsamda işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki gibidir:
Deniz A.Ş. İmza Yetkilileri | : | Şirketi temsil ilzama yetkili kimseler |
Deniz A.Ş. Çalışanları | : | Deniz A.Ş.’nin bir Hizmet Akdi çerçevesinde istihdam ettiği gerçek kişilerdir. |
Deniz A.Ş. Yönetim Kurulu Üyeleri | : | Şirket’in yönetim kurulu üyesi veya tüzel kişi temsilcisi olarak atanan gerçek kişilerdir. |
Çalışan Adayları | : | Deniz A.Ş.’ye herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Deniz A.Ş.’nin incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir. |
Tedarikçiler | : | Deniz A.Ş.’ye mal ve hizmet temin eden gerçek kişilerdir. |
Ziyaretçiler | : | Deniz A.Ş.’nin adresini ziyaret eden gerçek kişiler. |
Üçüncü Kişi | : | Politikada herhangi bir kişisel veri sahibi kategorisine girmeyen diğer gerçek kişilerdir. |
Deniz A.Ş. ve Deniz A.Ş.’nin içerisinde İlgili Kişilerin kişisel verilerine erişim yetkisine sahip tüm birimler ve çalışanları, Politika ve ilgili mevzuat kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlemeyi amaçlar.
Pozisyon | Birim | Görev |
Kişisel Verilerin Korunması Komitesi | İnsan Kaynakları / Finans – Muhasebe / Operasyon / Bilgi İşlem | Tüm veri sahiplerine ilişkin işlenmiş tüm verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak, faaliyetleri denetlemek, veri güvenliğini sağlamak, Politika ve Prosedürlerin uygulanmasını sağlamak. |
Kişisel veriler, Deniz A.Ş. tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
|
|
Deniz A.Ş. işlediği Hissedarlarının, Çalışanlarının, Çalışan Adaylarının, Tedarikçilerinin, Ziyaretçilerinin kişisel verilerini, işleme amaçlarına uygun sürelerle ve kişisel verinin tabi olduğu ilgili mevzuatın öngördüğü sürelerle sınırlı olarak, yine mevzuata uygun olan saklama ortamlarında muhafaza eder ve imhayı gerektiren sebeplerden birinin gerçekleşmesi halinde silerek, yok ederek veya anonim hale getirilerek imha eder.
Deniz A.Ş. faaliyetleri çerçevesinde işlediği kişisel verileri, aşağıdaki ilgili mevzuatta öngörülen sürelerle sınırlı olarak saklar. Bu kapsamda kişisel veriler;
Kişisel veriler;
Deniz A.Ş., Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12 nci maddesi ve 6 /4 fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri alır.
Deniz A.Ş. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
Deniz A.Ş. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
Paragraf 4.2 de belirtilen imha sebeplerinin ortaya çıkması üzerine kişisel veriler, Deniz A.Ş. tarafından resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle silinir.
Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
Kişisel veriler, Deniz A.Ş. tarafından aşağıda belirtilen yöntemlerle yok edilir.
Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde veya yakma yöntemi ile geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
Kişisel veriler anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
Deniz A.Ş., kişisel verileri anonimleştirmemektedir.
Deniz A.Ş., faaliyetleri kapsamında işlenmekte olduğu kişisel verilerle ilgili olarak;
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Deniz A.Ş. tarafından güncellemeler yapılır.
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için resen silme ve/veya yok etme işlemi Deniz A.Ş. Bünyesinde oluşturulan Kişisel Verileri Koruma Komitesi ve üyeleri tarafından yerine getirilir.
SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
İnsan Kaynakları iş Başvuruları | İstihdam söz konusu olmadığı takdirde iş başvurusunun yapıldığı tarihten itibaren 6 ay | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi, Özlük verileri | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Tedarik Sözleşmelerinin hazırlanması | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Kamera Kayıtları | Kayıt süresini Takiben 30 gün içinde | Kayıt tarihi itibari ile 30 gün sonra imha edilmektedir. |
Deniz A.Ş.’nun, periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Deniz A.Ş. her yıl Şubat ve Eylül aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) olmak üzere fiziki ortamda yayımlanır.
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
Politika, Deniz A.Ş. içinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile saklanır.